এই প্রাইভেসি পলিসি ব্যাখ্যা করে যে FormFlow ("আমরা", "আমাদের") কীভাবে ব্যক্তিগত ডেটা পরিচালনা করে। FormFlow হলো একটি হেডলেস ফর্ম ব্যাকএন্ড: আমাদের গ্রাহকরা তাদের নিজস্ব HTML ফর্মগুলোকে একটি FormFlow URL-এ নির্দেশ করেন, এবং আমরা এর ফলে প্রাপ্ত সাবমিশনগুলো গ্রহণ, ফিল্টার, সংরক্ষণ ও ফরোয়ার্ড করি।
1. আমাদের দুটি ভূমিকা
FormFlow দুটি ভিন্ন ভূমিকায় দুই ধরনের ডেটা পরিচালনা করে:
- অ্যাকাউন্ট ডেটা — আমরা এর নিয়ন্ত্রক। আমাদের গ্রাহকদের (যাদের FormFlow অ্যাকাউন্ট রয়েছে) তথ্য এবং তাদের বিলিং সম্পর্কিত বিবরণ। এটি কীভাবে এবং কেন ব্যবহার করা হবে তা আমরা নির্ধারণ করি।
- সাবমিশন ডেটা — আমরা এর প্রসেসর। আমাদের গ্রাহকরা ফর্মের মাধ্যমে যেসব বিষয়বস্তু সংগ্রহ করেন। কী সংগ্রহ করা হবে এবং কেন করা হবে তা গ্রাহক নির্ধারণ করেন; আমরা তাদের পক্ষ থেকে এবং তাদের নির্দেশনা অনুযায়ী তা প্রসেস করি।
যেসব ব্যক্তি কোনো গ্রাহকের ফর্ম পূরণ করেন তারা হলেন "সাবমিটার"। আপনি যদি একজন সাবমিটার হন এবং আপনার প্রদান করা তথ্যের ওপর আপনার অধিকার প্রয়োগ করতে চান, তবে আপনি যে গ্রাহকের ফর্ম ব্যবহার করেছিলেন তার সাথে যোগাযোগ করুন — তারা সেই ডেটা নিয়ন্ত্রণ করেন। আমরা তাদের প্রসেসর হিসেবে সেই গ্রাহককে সহায়তা করব।
2. অ্যাকাউন্ট ডেটা যা আমরা নিয়ন্ত্রণ করি
আপনি যখন একটি FormFlow অ্যাকাউন্ট তৈরি ও ব্যবহার করেন, তখন আমরা সংরক্ষণ করি:
- পরিচয়: আপনার নাম, ইমেল ঠিকানা এবং একটি সুরক্ষিতভাবে হ্যাশ করা পাসওয়ার্ড।
- টিম ও বিলিং: আপনার টিমের নাম, প্ল্যান, বিলিং যোগাযোগের ইমেল এবং Paddle কাস্টমার ও সাবস্ক্রিপশন রেফারেন্স। আমরা কখনই সম্পূর্ণ কার্ড নম্বর সংরক্ষণ করি না; Paddle পেমেন্টের বিবরণ পরিচালনা করে।
- ব্যবহার: পরিষেবাটি পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় রেকর্ড, যেমন সাবমিশন কখন গ্রহণ ও পড়া হয়েছে।
আমরা পরিষেবা প্রদান ও নিরাপদ রাখতে, আপনার বিল প্রস্তুত করতে, পরিষেবা ও লেনদেন সংক্রান্ত ইমেল পাঠাতে এবং আমাদের আইনি বাধ্যবাধকতা মেনে চলার জন্য এই ডেটা ব্যবহার করি। আপনার অ্যাকাউন্ট সক্রিয় থাকা পর্যন্ত এবং পরবর্তীতে ধারা 6-এ বর্ণিত সময় অনুযায়ী আমরা এটি সংরক্ষণ করি।
3. আমরা যে সাবমিশন ডেটা প্রক্রিয়া করি
কোনো গ্রাহকের ফর্মে প্রাপ্ত প্রতিটি সাবমিশনের জন্য আমরা প্রক্রিয়া করি:
- ফর্মের পেলোড — সাবমিটকারী যে ফিল্ডের মানগুলো পূরণ করেছেন। এটি সম্পূর্ণভাবে গ্রাহকের ফর্ম দ্বারা নির্ধারিত; আমরা অন্য কোনো উদ্দেশ্যে ব্যবহার করার জন্য পেলোডের ভেতরের তথ্য পড়ি না।
- অনুরোধের মেটাডেটা — সাবমিটকারীর আইপি (IP) ঠিকানার একমুখী, HMAC-কী করা রূপ (আমরা কখনোই আসল আইপি সংরক্ষণ করি না), ব্রাউজারের ইউজার-এজেন্ট এবং অনুরোধের উৎস। এই মেটাডেটা স্প্যাম ফিল্টারিংয়ে সহায়তা করে।
আমরা গ্রাহককে পরিষেবা প্রদানের উদ্দেশ্যেই কেবল সাবমিশন ডেটা প্রক্রিয়া করি: স্প্যাম ফিল্টার করতে, সাবমিশন সংরক্ষণ করতে এবং গ্রাহকের নির্বাচিত গন্তব্যে সেগুলো পৌঁছে দিতে। HMAC-কী করা আইপি এবং ব্রাউজার স্ট্রিং 30 দিন পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা হয়। গ্রাহক কোনো ফর্ম মুছে ফেললে, তার সাথে সম্পর্কিত সাবমিশনগুলোও মুছে যায়।
প্রত্যাখ্যাত সাবমিশন। গ্রাহকের নিজস্ব সেটিংসের কারণে যখন কোনো সাবমিশন প্রত্যাখ্যান করা হয় — যেমন কোনো স্কিমা নিয়ম পূরণ না করা বা সাইটটি তাদের অনুমতি তালিকায় না থাকা — তখন আমরা একই ডেটা 30 দিনের জন্য সংরক্ষণ করি, যাতে গ্রাহক দেখতে পারেন কী প্রত্যাখ্যাত হয়েছে এবং কেন, এবং প্রত্যাখ্যানটি তাদের পক্ষ থেকে ভুল হলে তা পুনরুদ্ধার করতে পারেন। এই সময়সীমা শেষে প্রত্যাখ্যাত রেকর্ডগুলো সংক্ষিপ্ত আকারে রাখার পরিবর্তে পুরোপুরি মুছে ফেলা হয়।
প্রিফ্লাইটে আটকে থাকা প্রচেষ্টা। যখন কোনো সাবমিটকারী একটি ফিল্ড পূরণ করেন এবং FormFlow তার নিজস্ব ত্রুটি বার্তাগুলোর একটি দেখায়, যার ফলে সেই প্রচেষ্টাটি শেষ পর্যন্ত সাবমিট না হয়, তখন আমরা ফর্ম, ফিল্ডের নাম, ত্রুটি বার্তা এবং একটি স্বল্পস্থায়ী র্যান্ডম প্রচেষ্টা কী (key) সংরক্ষণ করতে পারি যাতে গ্রাহক বুঝতে পারেন কোন সেটিংসের কারণে ব্যবহারকারীরা ফিরে গেছেন। এই আটকে থাকা প্রচেষ্টার ক্ষেত্রে আমরা উত্তর, আসল আইপি, HMAC-কী করা আইপি বা ব্রাউজারের ইউজার-এজেন্ট সংরক্ষণ করি না। পরবর্তীতে সফল যাচাই বা সাবমিশন হলে এটি অবিলম্বে সমাধান হয়ে যায়; অন্যথায় নির্ধারিত সময়ের পর (ডিফল্টভাবে 30 মিনিট) এটি পরিত্যক্ত হিসেবে গণ্য হয় এবং 30 দিন পর ফর্মের অন্যান্য প্রমাণের সাথে মুছে ফেলা হয়।
4. কুকিজ
আপনাকে সাইন-ইন রাখতে এবং রিকোয়েস্ট ফোরজারি থেকে রক্ষা করতে FormFlow কঠোরভাবে প্রয়োজনীয় কুকিজ ব্যবহার করে। আমাদের স্প্যাম সুরক্ষা Cloudflare Turnstile ব্যবহার করে, যা ফর্ম সাবমিট করার সময় নিজস্ব কুকি সেট করতে পারে। আপনার সম্মতিক্রমে, FormFlow ল্যান্ডিং পেজে সামগ্রিক পেজ ভিউ বোঝার জন্য Google Analytics ব্যবহার করে; আপনি অ্যানালিটিক্সের অনুমতি দেওয়ার পরেই কেবল এটি কার্যকর হয়। Google Analytics _ga-এর মতো ফার্স্ট-পার্টি কুকি সেট করতে পারে এবং সেই উদ্দেশ্যে পেজ ভিউ ও ব্রাউজার/ডিভাইসের তথ্য গ্রহণ করে। এই পরিমাপ প্রক্রিয়া Google Analytics-এ কোনো অ্যাকাউন্ট, টিম, ফর্ম, সাবমিটকারী বা সাবমিশন ডেটা পাঠায় না। আপনি ল্যান্ডিং পেজের 'গোপনীয়তা সংক্রান্ত পছন্দ' নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে যেকোনো সময় আপনার পছন্দ পরিবর্তন করতে পারেন। আমরা কোনো বিজ্ঞাপন বা ক্রস-সাইট ট্র্যাকিং কুকিজ ব্যবহার করি না।
5. পরিষেবা প্রদানকারী, Paddle এবং আন্তর্জাতিক স্থানান্তর
Paddle হলো মার্চেন্ট অব রেকর্ড এবং পেমেন্ট, ট্যাক্স, প্রতারণা প্রতিরোধ, চালান (ইনভয়েস), রিফান্ড ও চার্জব্যাক ডেটার জন্য একটি স্বাধীন নিয়ন্ত্রক (কন্ট্রোলার)। এই উদ্দেশ্যগুলোর জন্য Paddle FormFlow-এর সাবপ্রসেসর নয়। Paddle-এর নিজস্ব গোপনীয়তা বিজ্ঞপ্তি এই প্রক্রিয়াকরণ নিয়ন্ত্রণ করে।
আমরা সীমিত সংখ্যক পরিষেবা প্রদানকারীর সাথে ডেটা শেয়ার করি যারা আমাদের পক্ষে এটি প্রক্রিয়া করে:
- Cloudflare Turnstile — বট এবং স্প্যাম যাচাইকরণ (সাবমিশনের সময় সাবমিটকারীর আইপি এবং ব্রাউজার সিগন্যাল)।
- Hostinger — হোস্টিং ও ডাটাবেস অবকাঠামো, এবং সাবমিশন ডাইজেস্ট ও লেনদেন সংক্রান্ত ইমেল ডেলিভারি, যাতে গ্রাহক যে সাবমিশন কন্টেন্ট সম্পর্কে বিজ্ঞপ্তি পেতে বেছে নিয়েছেন তা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
- Google Analytics — কোনো ভিজিটর অ্যানালিটিক্সের অনুমতি দেওয়ার পর FormFlow ল্যান্ডিং পেজের সামগ্রিক পেজ-ভিউ পরিমাপ। Google-এর গোপনীয়তা নীতি দেখুন।
এই প্রদানকারীরা সংযুক্ত আরব আমিরাতের বাইরে ডেটা প্রক্রিয়া করতে পারে। যেখানে তারা এটি করে, স্থানান্তরের জন্য আমরা উপযুক্ত সুরক্ষাব্যবস্থার ওপর নির্ভর করি। আমাদের সাবপ্রসেসরদের তালিকা সম্বলিত একটি ডেটা প্রসেসিং পরিশিষ্ট গ্রাহকদের অনুরোধ সাপেক্ষে info@formflow.digital-এ পাওয়া যাবে।
6. ডেটা সংরক্ষণ এবং অ্যাকাউন্ট বন্ধ করা
আপনার অ্যাকাউন্ট সক্রিয় থাকা অবস্থায় আমরা অ্যাকাউন্ট ও সাবমিশন ডেটা সংরক্ষণ করি। আপনি যদি আপনার অ্যাকাউন্ট বন্ধ করেন তবে আমরা আপনার ডেটা 30 দিনের জন্য সংরক্ষণ করি — যাতে আপনি ফিরে আসতে বা তা রপ্তানি করতে পারেন — এবং তারপরে এটি স্থায়ীভাবে মুছে ফেলি, যার ব্যাকআপগুলোও তাদের স্বাভাবিক চক্র অনুসারে বাতিল হয়ে যায়। আপনি যেকোনো সময় নিজেই ফর্ম এবং তাদের সাবমিশন মুছে ফেলতে পারেন, এবং আপনি অনুরোধ করলে যাচাইকৃত মুছে ফেলার অনুরোধ আমরা এর আগেই কার্যকর করব।
পেইড সাবস্ক্রিপশন সমাপ্ত বা বাতিল করলে টিমটি ফ্রি (Free) প্ল্যানে চলে যাবে এবং এর ফলে অ্যাকাউন্ট বন্ধ বা ডেটা মুছে ফেলা শুরু হবে না। শুধুমাত্র অ্যাকাউন্ট বন্ধ করার সুস্পষ্ট অনুরোধই 30 দিনের সমাপ্তি প্রক্রিয়া শুরু করে।
7. নিরাপত্তা
আমরা পাসওয়ার্ড হ্যাশিং, সাবমিটকারীর আইপি ঠিকানার একমুখী HMAC-কী রূপান্তর, ট্রানজিটে ট্রাফিকের এনক্রিপশন এবং অ্যাক্সেস কন্ট্রোলসহ বিভিন্ন ব্যবস্থা দিয়ে ডেটা সুরক্ষিত রাখি। কোনো সিস্টেমই শতভাগ নিখুঁতভাবে নিরাপদ নয়, তবে আমরা ডেটার সংবেদনশীলতার সাথে সামঞ্জস্য রেখে তা রক্ষা করতে কাজ করি।
8. আপনার অধিকারসমূহ
প্রযোজ্য আইন সাপেক্ষে, আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট ডেটা অ্যাক্সেস, সংশোধন, মুছে ফেলা বা অনুলিপির অনুরোধ করতে পারেন এবং নির্দিষ্ট প্রক্রিয়াকরণে আপত্তি জানাতে বা সীমাবদ্ধ করতে পারেন। আপনার অ্যাকাউন্ট ডেটার ওপর এই অধিকারগুলো প্রয়োগ করতে, info@formflow.digital-এ আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন। আপনার ডেটা যদি অন্য কারও ফর্মের মাধ্যমে জমা দেওয়া হয়ে থাকে, তবে সেই গ্রাহকই হলেন নিয়ন্ত্রক (কন্ট্রোলার) — তাদের সাথে যোগাযোগ করুন এবং আমরা তাদের প্রসেসর হিসেবে সহায়তা করব।
9. শিশু
FormFlow শিশুদের জন্য নির্দেশিত নয় এবং এটি 18 বছর বা তদূর্ধ্ব বয়সী অ্যাকাউন্টধারীদের জন্য উদ্দিষ্ট। গ্রাহকদের অবশ্যই উপযুক্ত সম্মতি ছাড়া জেনে-বুঝে শিশুদের কাছ থেকে ডেটা সংগ্রহ করতে তাদের ফর্ম ব্যবহার করা যাবে না।
10. এই নীতির পরিবর্তনসমূহ
আমরা সময়ে সময়ে এই গোপনীয়তা নীতি আপডেট করতে পারি। আমরা এখানে আপডেট করা সংস্করণ প্রকাশ করব এবং উপরে "সর্বশেষ আপডেট"-এর তারিখ পরিবর্তন করব।
11. যোগাযোগ
যেকোনো গোপনীয়তা সংক্রান্ত প্রশ্ন বা আপনার অধিকার প্রয়োগ করতে, আমাদের সাথে info@formflow.digital-এ যোগাযোগ করুন।