صدّر الأعمدة والإرسالات التي تحتاجها فقط

كان التصدير فيما مضى إما كل شيء أو لا شيء. ويتيح لك تغييران أن تأخذ فقط ما يحتاجه زميل أو جدول بيانات: يمكنك اختيار أعمدة ملف CSV أو Excel (v1.24.0)، ويمكنك تحديد إرسالات بعينها وتصدير تلك فقط (v1.40.0). يشرح هذا الدليل الأمرين، ثم يغطي ما يحتويه الملف وأين يتوقف التصدير.

طريقتا التصدير

• أزرار «تصدير CSV» و«تصدير Excel» و«تصدير JSON» فوق جدول الإرسالات تصدّر كل ما تعرضه مرشحات الجدول حالياً.

• «تصدير المحدد» يصدّر الصفوف التي حددتها فقط، بأي من التنسيقات الثلاثة.

كلاهما يعمل على صندوق وارد الإرسالات، وكلاهما يرسل الملف بالبريد الإلكتروني بدلاً من تنزيله في المتصفح.

صدّر مجموعة مختارة من الأعمدة

1. افتح «الإرسالات» في اللوحة.

2. اضبط المرشحات للإرسالات التي تريدها. يبدأ مرشح «إزعاج» على «غير مزعج»، فيُستبعد الإزعاج ما لم تغيّره. ويمكنك أيضاً التصفية حسب «النموذج»، و«وصل من» و«وصل حتى»، و«غير مقروء» أو «المتابعة» أو «وضع الدرجات».

3. اضغط «تصدير CSV» أو «تصدير Excel» فوق الجدول. أما «تصدير JSON» فلا يسأل عن شيء ويُشرح أدناه.

4. تفتح نافذة فيها الأعمدة التي تريد تضمينها. «تفاصيل الإرسال» هي الوقائع التي يسجّلها FormFlow عن كل إرسال: «المعرّف» و«وصل» و«النموذج» و«إزعاج» و«درجة الإزعاج» و«تجاوز الحصة» و«المصدر» و«وصل عبر» و«وكيل المستخدم» و«الدرجة» و«ناجح» و«الدرجة المكتسبة» و«الدرجة القصوى» و«المقعد» و«تمت المعالجة». أما «الإجابات» فتسرد كل سؤال تطرحه نماذجك، تحت تسميته، مع مفتاحه بجانبها حين يختلف الاثنان. و«إجابات أخرى غير موجودة في أي نموذج» خانة قائمة بذاتها.

5. يبدأ كل شيء محدّداً، فالضغط على «تصدير» دون تغيير شيء يعطيك الملف الذي كنت ستحصل عليه قبل أن تصبح الأعمدة قابلة للاختيار. ألغِ تحديد ما لا تحتاجه. ويجب أن تبقي عموداً واحداً على الأقل.

6. اضغط «تصدير». يقول إشعار، «تمت جدولة التصدير»، إن الملف قيد الإعداد وإن FormFlow سيرسل إليك رابط تنزيل بالبريد الإلكتروني.

صدّر الإرسالات التي تحدّدها فقط

1. في جدول «الإرسالات»، حدّد الصفوف التي تريدها. ويمكن أن يمتد التحديد على عدة صفحات. ويمكنك أيضاً استخدام تحديد الكل ثم إلغاء تحديد بعضها.

2. افتح قائمة الإجراءات الجماعية واختر «تصدير المحدد».

3. اختر «التنسيق»: CSV أو Excel أو JSON. وCSV مختار مسبقاً.

4. لـ CSV وExcel، اختر الأعمدة كما مضى تماماً. وقائمة «الإجابات» تضم فقط أسئلة النماذج التي حدّدتها، لا أسئلة كل نموذج في فريقك.

5. اضغط «تصدير». وما إن يُجدوَل التصدير تُمسح الإرسالات المحددة.

ويحترم «تصدير المحدد» أيضاً المرشحات الحالية. فالصف المحدد الذي لم تعد المرشحات تعرضه لا يُصدَّر، وإذا لم يطابق أي من صفوفك المحددة يُقال لك ذلك ولا يُجدوَل شيء. والتصدير المرفوض يبقي تحديدك، لتتمكن من تقليصه والمحاولة مجدداً.

مثال عملي

لنفترض أن زميلاً يحتاج أسماء العملاء المحتملين الحقيقيين لهذا الشهر ورسائلهم ولا شيء سواها. اضبط «وصل من» على أول الشهر واترك «إزعاج» على «غير مزعج». اضغط «تصدير CSV». في النافذة، أبقِ «وصل» و«النموذج»، وأبقِ إجابات الاسم والبريد الإلكتروني والرسالة. ألغِ تحديد «المصدر» و«وكيل المستخدم» و«درجة الإزعاج» و«تجاوز الحصة» و«المقعد» و«تمت المعالجة»، وهي لا تقول شيئاً عن العميل المحتمل وتحمل تفاصيل قد لا تريد تمريرها. اضغط «تصدير». يأتي البريد بملف فيه فقط الأعمدة التي تركتها محدّدة. ولحالة واحدة، مثل القلة الذين نجحوا في اختبار قصير، حدّد صفوفهم بدلاً من ذلك واستخدم «تصدير المحدد»، مع إبقاء «الدرجة» و«ناجح» و«الدرجة المكتسبة» محدّدة.

كيف يصل الملف

يبني FormFlow الملف في الخلفية ويرسل إليك رابطاً بالبريد الإلكتروني. يعمل الرابط مرة واحدة، لك أنت، خلال ساعة. وإذا لم تكن مسجّل الدخول حين تفتحه، يطلب FormFlow منك تسجيل الدخول أولاً ويبقى الملف في انتظارك. ولا يستطيع حساب آخر تنزيله، فلا يسلّم بريد مُعاد توجيهه إرسالاتك لمن يستلمه. وخدمة البريد التي تفتح الروابط لفحصها لم تعد تستهلك الرابط.

ما في الملف

• في ملف CSV أو Excel، لكل تفصيلة من تفاصيل الإرسال عنوان يبدأ بشرطة سفلية، مثل _received_at. وتستخدم الإجابات مفتاحها هي عنواناً.

• يمكن للمُرسِل أن يرسل إجابة اسمها مثل عمود يسجّله FormFlow، كالمصدر. والعمود المسجّل يحمل دائماً ما سجّله FormFlow، وتظهر إجابة المُرسِل بجانبه تحت عنوان يبدأ بـ answer:.

• يحمل عمود «تمت المعالجة» وقت وسم الإرسال بأنه تمت معالجته، ويكون فارغاً ما دام مفتوحاً.

• يحمل تصدير JSON الإجابات المخزّنة كاملة، دون اختيار أعمدة. وهو المناسب للبرمجيات. لا تستخدمه لتسلّم مجموعة مقلّصة إلى شخص.

حدود ينبغي أن تعرفها

• هناك سقف لعدد الصفوف التي يجوز أن يحويها تصدير واحد. وعند تجاوزه يقول إشعار إن عدد الإرسالات أكبر من أن يُصدَّر دفعةً واحدة. ومع أزرار الجدول يطلب منك تضييق المرشحات، حسب النموذج أو النطاق الزمني. ومع «تصدير المحدد» يطلب منك تحديد إرسالات أقل.

• التصديرات الكبيرة تُجدوَل وقد تستغرق وقتاً. وإذا تعذّر إكمال واحد، تتلقى رسالة بريد تقول ذلك، مع اقتراح بتصدير إرسالات أقل.

• إلغاء تحديد عمود يبقيه خارج الملف فقط. فالبيانات تبقى في FormFlow، والتصدير حين يُرسَل نسخة تحتفظ بها الآن. وحذف الإرسالات لاحقاً، أو تحديد مدة احتفاظ، لا يصل إلى ملفات أنشأتها بالفعل.

• تُبنى قائمة الأعمدة من الحقول الحالية لنماذجك. والإجابات عن أسئلة لم يعد نموذج يطرحها، والإجابات التي لم يعلنها أي نموذج، تقع تحت خانة «إجابات أخرى غير موجودة في أي نموذج» الواحدة.