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FormFlow

只导出你需要的列和提交

选择 CSV 或 Excel 导出的列，或者勾选特定的提交并使用“导出所选”。文件如何送到你手里、里面有什么，以及导出的局限。

本文由机器翻译。 阅读英文原文

Screenshot of FormFlow's Export selected window over a Submissions inbox with four seeded rows ticked. Format is CSV, and Submission details such as ID, Received, Form and Spam are checked while User agent, Origin and Mark are cleared. It shows the column choice the tutorial explains.

以前导出要么全部，要么没有。现在有两项变化，让你只取同事或电子表格需要的内容：你可以选择 CSV 或 Excel 文件的列（v1.24.0），也可以勾选特定的提交，只导出这些（v1.40.0）。本教程逐一介绍这两种方式，然后说明文件包含什么，以及导出在哪里止步。

两种导出方式

  • “提交”表格上方的“导出 CSV”、“导出 Excel”和“导出 JSON”按钮，会导出表格筛选条件当前显示的全部内容。

  • “导出所选”只导出你已勾选的行，可使用这三种格式中的任意一种。

两者都作用于“提交”收件箱，而且都通过电子邮件发送文件，而不是在浏览器中下载。

导出选定的列

  1. 在面板中打开“提交”。

  2. 为你想要的提交设置筛选条件。“垃圾邮件”筛选默认是“不是垃圾邮件”，所以除非你更改，否则垃圾邮件不会包含在内。你还可以按表单、按“收到自”和“收到直到”，以及按“未读”、“跟进”或“标记”来筛选。

  3. 点击表格上方的“导出 CSV”或“导出 Excel”。“导出 JSON”不会询问任何内容，下文会介绍。

  4. 会打开一个窗口，列出要包含的列。“提交详情”是 FormFlow 为每条提交记录的信息：ID、已收到、表单、垃圾邮件、垃圾邮件分数、超过配额、来源、到达途径、用户代理、分数、通过、所得分数、满分、席位和已处理。“答案”列出你的各个表单所问的每个问题，以其标签为名；当键与标签不同时，键会显示在旁边。“不在任何表单中的其他答案”是单独的一个选项框。

  5. 所有项一开始都是勾选的，所以不做任何更改直接点击“导出”，得到的就是列可选之前你会得到的文件。取消勾选你不需要的内容。你必须至少保留一列。

  6. 点击“导出”。一条名为“导出排队”的通知会说明文件正在准备，FormFlow 会通过电子邮件发送下载链接。

只导出你勾选的提交

  1. 在“提交”表格中，勾选你想要的行。所选内容可以跨越多个页面。你也可以使用全选，再取消勾选其中几行。

  2. 打开批量操作菜单，选择“导出所选”。

  3. 选择“格式”：CSV、Excel 或 JSON。默认预选 CSV。

  4. 对于 CSV 和 Excel，按上面所述选择列。“答案”列表只包含你所选提交所属表单的问题，而不是你团队中每个表单的问题。

  5. 点击“导出”。导出排队之后，所选内容会被清除。

“导出所选”同样遵守当前的筛选条件。你勾选的某一行如果筛选条件已不再显示它，就不会被导出；如果你勾选的行都不符合，系统会告诉你，并且不会排队任何内容。被拒绝的导出会保留你的选择，所以你可以缩减后再试一次。

一个实际例子

假设一位同事只需要本月真实线索的姓名和留言，别的都不要。把“收到自”设为本月 1 日，并让“垃圾邮件”保持“不是垃圾邮件”。点击“导出 CSV”。在窗口中，保留“已收到”和“表单”，并保留姓名、电子邮箱和留言的答案。取消勾选“来源”、“用户代理”、“垃圾邮件分数”、“超过配额”、“席位”和“已处理”，它们与线索无关，而且带有你可能不想传出去的细节。点击“导出”。邮件会带来一个只含你保留勾选的列的文件。对于一次性的需求，比如只导出通过测验的那几个人，请改为勾选他们的行并使用“导出所选”，并保留“分数”、“通过”和“所得分数”的勾选。

文件如何送达

FormFlow 在后台生成文件，并通过电子邮件给你发送一个链接。该链接只对你有效一次，且须在一小时内使用。如果你打开时没有登录，FormFlow 会先要求你登录，文件会等着你。其他任何账户都无法下载它，所以转发的邮件不会把你的提交交给收到它的人。会打开链接进行扫描的电子邮件服务，不会再用掉这个链接。

文件里有什么

  • 在 CSV 或 Excel 文件中，每个提交详情的标题都以下划线开头，例如 _received_at。答案使用它们自己的键作为标题。

  • 提交者可能发送一个与 FormFlow 所记录的某一列同名的答案，例如 origin。被记录的那一列始终保存 FormFlow 所记录的内容，而提交者的答案会出现在它旁边，标题以 answer: 开头。

  • “已处理”一列保存一条提交被标记为已处理的时间，在它仍处于未处理状态时为空。

  • JSON 导出会完整携带已存储的答案，不提供列的选择。它适合给软件使用。不要用它把精简过的数据交给某个人。

需要了解的局限

  • 一次导出可容纳的行数有上限。超过上限时，会有一条通知说明提交太多，无法一次导出。对于表格上的按钮，它会告诉你缩小筛选范围，按表单或日期范围筛选。对于“导出所选”，它会告诉你少选一些。

  • 大型导出会排队，可能需要一段时间。如果某个导出无法完成，你会收到一封邮件说明这一点，并建议你少导出一些提交。

  • 取消勾选某一列，只是让它不出现在文件中。数据仍保留在 FormFlow 中，而导出一旦发出，就是你现在持有的一份副本。之后删除提交，或设置保留期限，都不会影响你已经生成的文件。

  • 列的列表是根据你表单当前的字段构建的。表单已不再询问的问题的答案，以及没有任何表单声明过的答案，都归入那一个“不在任何表单中的其他答案”选项框。

把你的第一个表单指向 FormFlow。

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