v1.18: decide cuánto tiempo guarda un Formulario sus Envíos
FormFlow v1.18 añade un periodo de conservación por Formulario: eliminar Envíos a los 3 meses, 6 meses, 1 año o 2 años. Alcanza lo que ya tienes, archivos incluidos, y es permanente.
Esta publicación se tradujo automáticamente. Lee el original en inglés
FormFlow v1.18.0 se publicó el 2026-10-01 con un ajuste y una larga cola de consecuencias: un Formulario puede ahora eliminar sus propios Envíos cuando tienen más de 3 meses, 6 meses, 1 año o 2 años.
La versión está registrada en el registro de cambios. Este artículo explica la entrada y los límites que la acompañan.
Dónde está el ajuste
El control está en la pestaña Entrega, en «Eliminar los envíos después de». Se sitúa junto a las demás decisiones sobre qué ocurre con un Envío una vez que ha llegado, que es donde corresponde una pregunta sobre cuánto tiempo recuerda un Formulario. Déjalo en blanco y el Formulario lo conserva todo, exactamente como antes de esta versión.
Las cuatro opciones
Ajuste | Qué significa para un Envío |
|---|---|
En blanco | Se conserva indefinidamente, como antes de v1.18.0. |
3 meses | Se elimina cuando tiene más de tres meses. |
6 meses | Se elimina cuando tiene más de seis meses. |
1 año | Se elimina cuando tiene más de un año. |
2 años | Se elimina cuando tiene más de dos años. |
Alcanza hacia atrás y se lleva los archivos
Dos propiedades del ajuste explican casi todas las sorpresas.
Se aplica a los Envíos que ya tienes, no solo a los que lleguen la semana que viene. Elegir un periodo es una decisión sobre el archivo.
Los archivos subidos se van con el Envío. Eliminar un Envío borra los archivos que contiene en lugar de dejarlos en el almacenamiento.
Antes de guardar, el editor te dice cuántos Envíos eliminaría la siguiente ejecución nocturna.
Cada ejecución que elimina algo queda escrita en el registro de actividad del Formulario, así que el Formulario informa de lo que ha eliminado.
Dónde se detiene
La eliminación es permanente. Un Envío eliminado no se puede recuperar, y el ajuste no es una copia de seguridad: no hay ninguna copia guardada de la que restaurar.
Dos cosas quedan fuera de su alcance. Las exportaciones que ya hiciste y las copias ya entregadas a un webhook o a una hoja de cálculo son tuyas, y eliminar un Envío no llega hasta ellas.
Un Envío aún pendiente de un destino de Entrega se conserva hasta que esa entrega se resuelva. Quitar un registro que todavía no se ha reenviado perdería la entrega, así que el Formulario espera.
Un Formulario que se cierra al alcanzar un número de Envíos tampoco puede eliminar los antiguos. Cada eliminación bajaría la cuenta y reabriría el Formulario, que no es una regla de cierre que nadie haya pedido, así que el editor rechaza la combinación en vez de elegir una en silencio.
Una decisión por Formulario, no por Equipo
El mismo razonamiento que sitúa el ajuste en un Formulario se aplica dentro de un Equipo. Un Formulario de contacto que recoge un nombre y un correo y un Formulario de solicitud que recoge documentos no merecen el mismo reloj, y una política de conservación a nivel de Equipo impondría el más corto de los dos a ambos.
Eso también significa que la conservación es un juicio que hay que tomar a propósito. Un Formulario con el ajuste en blanco no está indeciso por accidente; es un Formulario que guarda lo que le dan.
Qué no cambió
No se elimina nada hasta que eliges un periodo. Un Formulario con el ajuste en blanco se comporta exactamente como antes de v1.18.0.
Las exportaciones funcionan como antes. Puedes llevarte las columnas y los Envíos que necesites, y el archivo está completo en el momento en que se crea.
La Entrega no se toca. Webhooks, hojas de cálculo y notificaciones reciben un Envío antes de que la conservación tenga nada que decir.
La API de gestión sigue leyendo lo que el Formulario guarda. No alcanza lo que se eliminó.
Hay una interacción que conviene leer junto al artículo sobre cerrar un Formulario a una hora o tras un número de Envíos: un tope de Envíos cuenta lo que el Formulario guarda ahora, así que un Formulario que elimina Envíos antiguos se reabriría sin parar. Esta versión descarta esa combinación en lugar de dejarla al azar.
Si las respuestas y la cuenta de espera son nuevas para ti, el artículo de v1.9 explica la otra mitad de llevar una bandeja: qué hace tu equipo con un Envío antes de que la conservación acabe con él.