Отправляйте Отправки в Google Таблицу, выбранную на Диске

Google Таблица — хорошее место для Отправок, которые будут читать не только вы. Форма может отправлять каждую принятую Отправку на один лист одной таблицы как новую строку. Начиная с v1.57.0 вы выбираете эту таблицу, просматривая свой Google Диск, включая общие диски, а не вставляя ссылку. В этом руководстве подключается Google, выбирается таблица, показано, что в неё записывает FormFlow, и разобрано, что приостанавливает отправку и как отправить заново Отправки, поступившие раньше.

Что вам понадобится

• Платный тариф. На других тарифах и «Настройки команды», и вкладка «Доставка» говорят: «Отправка в Google Таблицы доступна на платных тарифах.»

• Владелец Команды, который подключит Google. Участник видит подсказку, что сначала владелец может подключить аккаунт Google в «Настройках команды».

• Подтверждённый адрес электронной почты у аккаунта. Начиная с v1.60.3, аккаунт, который не подтвердил свой адрес, не может подключить Google Таблицы и попадает на страницу с просьбой это сделать.

Подключите Google один раз

1. Откройте «Настройки команды» и найдите раздел Google Таблицы. В нём сказано: «Подключите аккаунт Google один раз, затем выберите таблицу на каждой форме.»

2. Нажмите «Подключить Google» и подтвердите доступ, который запрашивает Google. Теперь FormFlow запрашивает доступ только к таблицам, которые он создаёт или которые вы выбираете для него, и никогда к остальному вашему Диску.

3. Вернувшись в «Настройки команды», вы увидите в разделе «Подключено как» и ваш адрес Google.

Выберите таблицу для Формы

1. Сначала сохраните Форму. Для несохранённой Формы раздел лишь говорит сначала сохранить её, а затем выбрать таблицу.

2. Откройте вкладку «Доставка» Формы и найдите раздел Google Таблицы. В подсказке к нему сказано: «Каждая принятая отправка добавляется как строка.»

3. Нажмите «Выбрать таблицу». Окно называется «Отправлять отправки в таблицу». Откроется селектор Google с вашим Диском и общими дисками.

4. Выберите таблицу, а затем «Лист». В подсказке под «Листом» сказано, что FormFlow сам пишет строку заголовков и добавляет новые столбцы справа.

5. Подтвердите. FormFlow сообщает, что Отправки будут отправляться в таблицу по имени, а в разделе появляется «Отправка в «таблицу», лист «лист»» с названием каждого.

Если вы предпочитаете начать с чистого листа, нажмите «Создать таблицу». FormFlow создаст в подключённом аккаунте Google Таблицу с названием Формы и припиской « — FormFlow» и нацелит Форму на её первый лист.

Проверьте работу

1. Нажмите «Проверить». FormFlow читает заголовок листа и отвечает «Таблица доступна» с числом столбцов в ней. Если Google отказывает, он показывает статус, который вернул Google, и просит проверить, что подключённый аккаунт может редактировать таблицу.

2. Отправьте настоящую Отправку через Форму.

3. Откройте таблицу. Строка состояния раздела теперь говорит, когда попала последняя строка.

Что записывает FormFlow

• Строка 1 принадлежит FormFlow. В ней submission_id и received_at, а затем по одному столбцу на каждое поле Формы в порядке Формы.

• Каждая Отправка добавляется ниже. FormFlow только добавляет строки. Он не переписывает прежние.

• Когда в Отправке есть ответ, для которого ещё нет столбца, столбец добавляется справа. Ничего не переупорядочивается, поэтому формулы, ссылающиеся на столбец, продолжают на него ссылаться.

• Ответ, у которого поле называется submission_id или received_at, получает свой собственный столбец, answer:submission_id или answer:received_at, чтобы он никогда не пересекался с столбцами FormFlow.

• В ячейке может быть не более 50 000 символов. Более длинный ответ обрезается в таблице и хранится целиком в FormFlow, и он больше не мешает отправке остальной части пакета.

• Ячейка, текст которой начинается с =, +, - или @, записывается с начальным апострофом, чтобы Таблицы хранили её как текст, а не воспринимали как формулу. Обычное число остаётся как есть. Апостроф вы увидите в ячейке.

Отправьте прежние Отправки

Таблица получает Отправки только с момента выбора. Чтобы заполнить её теми, что Форма уже хранит, нажмите «Отправить прежние отправки». В подтверждении сказано, что каждая Отправка, которой ещё нет в таблице, будет поставлена в очередь, а уже отправленные строки никогда не отправляются дважды. Кнопка неактивна, пока отправка приостановлена или уже идёт дозаполнение.

Когда отправка приостанавливается

Повторы, история и приостановка работают так же, как для вебхуков. Строка состояния раздела сообщает, что из этого случилось:

• «Приостановлено» — это ваш собственный выбор кнопкой «Приостановить». Нажмите «Возобновить», чтобы продолжить.

• «Приостановлено до повторного подключения Google» означает, что Google больше не принимает подключение. Подключите снова в «Настройках команды». Начиная с v1.10.8, повторное подключение возобновляет только те таблицы, которые отправляли данные, а приостановленные вами остаются приостановленными. Ожидающие строки затем уходят сами.

• «Приостановлено, потому что этот тариф больше не включает Google Таблицы» означает именно это. Форма сохраняет своё место назначения и ожидающие строки.

• «N сбоев подряд» появляется, когда Google продолжает отказывать в строках. Панель управления перечисляет Форму как «сбой таблицы», и обычная причина — подключённый аккаунт больше не может редактировать таблицу.

Если нацелить Форму на другую таблицу или лист, она начинает с чистой истории. Сбои старой таблицы не ставятся в вину новой. Копирование Формы не копирует её таблицу. Копия начинает без неё.

Ограничения, о которых стоит знать

• У Формы может быть не более одного места назначения в Google Таблицах, а у Команды — одно подключение к Google.

• Google ограничивает число ячеек в таблице — строки, умноженные на столбцы. Загруженная Форма с многими полями растёт и в том, и в другом. Статья о лимите ячеек Google Таблиц объясняет этот потолок. Проверьте его, прежде чем нацеливать Форму на таблицу, которую вы уже используете для чего-то другого.

• Строку заголовков контролирует FormFlow. Не переименовывайте и не переупорядочивайте её столбцы в таблице.

• Google Таблица — это копия. Удаление Отправок в FormFlow или задание срока хранения не убирает уже отправленные строки.