Importa Envíos anteriores desde una exportación CSV o Excel

Un Equipo que se pasa a FormFlow suele dejar su historial en la exportación de otro servicio de formularios. Un Dueño puede traer esas filas a un Formulario desde un archivo CSV o Excel, para que los contactos antiguos queden junto a los nuevos. La importación llegó en la Versión v1.81.0; la asociación de columnas con la que indicas a qué campo corresponde cada columna llegó en la v1.83.0.

Qué es un Envío importado

• Conserva la fecha en que se envió originalmente, tomada de la columna que indiques.

• Llega ya leído y gestionado.

• Se puede buscar y exportar como cualquier otro Envío.

• Nunca cuenta para tu plan, no envía ninguna notificación y no llega a ninguna integración. No se entrega ni se envía por correo a ninguna parte.

• No se le puede enviar una respuesta. Las personas de una exportación antigua nunca se recopilaron a través de FormFlow, así que FormFlow se niega a escribirles.

Antes de empezar

• Debes ser Dueño del Equipo. La acción no aparece para otros roles.

• El Formulario no debe ser un Formulario calificado ni un Formulario que admite solo una Lista. Las filas importadas no tendrían calificaciones ni Asiento, así que la acción se oculta en ellos.

• El archivo es un libro .xlsx o un archivo .csv de 2 MB como máximo. La primera fila debe contener los encabezados de las columnas y no puede haber dos encabezados iguales. Las columnas vacías del final se ignoran.

• Una columna debe contener la fecha original de cada fila. El cuadro de diálogo espera que se llame submitted_at y te permite cambiarlo.

• Un Formulario puede contener como máximo 5,000 Envíos importados en total, y una sola carga no escribe más que eso.

Importa el archivo

1. Abre la página de edición del Formulario y elige Importar envíos anteriores.

2. Elige tu archivo en Hoja de cálculo de envíos. FormFlow lee sus encabezados de inmediato; si no puede, verás "Importación fallida" y "No se pudo leer el archivo, o dos de sus columnas comparten el mismo encabezado. Expórtalo de nuevo e inténtalo otra vez."

3. En Asociar columnas con campos, cada columna de tu archivo aparece como Columna de tu archivo, con una opción de Importar en a su lado. Una columna cuyo encabezado coincide exactamente con el nombre de un campo ya viene seleccionada. Para las demás, elige el campo del Formulario o Dejar fuera esta columna.

4. En Columna de fecha, escribe el encabezado de la columna que contiene la fecha original de cada fila.

5. Envía el cuadro de diálogo. Un aviso informa de cuántos Envíos se importaron y de todo lo que se dejó fuera.

Dos columnas no pueden rellenar el mismo campo. Un campo de archivo no puede recibir ninguna columna, porque un adjunto no cabe en la celda de una hoja de cálculo. La asociación vale solo para esa carga; la siguiente carga vuelve a partir de los encabezados.

Cómo se leen las fechas

• Una fecha debe indicar de forma explícita su año, mes y día, por ejemplo 2026-03-05 o 05 Mar 2026. Un día de la semana al principio se ignora. Palabras como "ayer" y un año suelto no se aceptan.

• Una fecha sin zona horaria se lee como UTC, de modo que un mismo archivo siempre se importa a los mismos momentos.

• Una celda de fecha real de Excel en la columna de fecha se usa como la fecha.

• Una fila con fecha en el futuro no se agrega.

• Una fila más antigua que el período de conservación del Formulario no se agrega, así que la importación no puede recuperar lo que el Formulario ya habría eliminado. Consulta v1.18: decide cuánto tiempo guarda un Formulario sus Envíos.

Lee el resumen

El aviso dice "Se importaron 12 envíos" y puede añadir cualquiera de estas notas:

• N filas ya estaban importadas o repetidas en el archivo.

• N filas quedaron fuera: este formulario está al límite de importación.

• Columnas no importadas: los encabezados que dejaste fuera o que no coincidieron con ningún campo (se nombran hasta diez).

• Filas no agregadas: los números de fila, hasta diez, contados como en tu hoja de cálculo, donde el encabezado es la fila 1. Una fila se rechaza cuando no se puede leer su fecha, está en el futuro o es más antigua que el período de conservación, cuando todas las celdas asociadas están vacías o cuando contiene texto que no es UTF-8. Una exportación en Windows-1252 es la causa habitual de esto último; expórtala de nuevo como UTF-8.

Algunos problemas detienen toda la importación y no escriben nada: un archivo que no se puede leer, encabezados repetidos, una columna de fecha ausente ("A la hoja le falta la columna submitted_at requerida.") y una asociación que ya no coincide con los campos del Formulario ("Importación rechazada").

Subir el mismo archivo otra vez

Una segunda carga no agrega nada. FormFlow identifica una fila por todas sus celdas, por encabezado, junto con su fecha, de modo que la misma fila se registra una sola vez con cualquier asociación y en cualquier orden de columnas. Eso también significa que dos filas idénticas en todas las celdas y en la fecha cuentan como una. Si de verdad tienes filas idénticas, revisa el recuento de "repetidas en el archivo" en el resumen.

Límites que conviene conocer

• El archivo se lee en la misma solicitud y se elimina después, pase lo que pase. FormFlow no lo conserva.

• Los valores de las celdas entran como texto en el campo que elegiste. Una celda de Excel con solo fecha en una columna de campo se convierte en su fecha; cualquier otra celda de fecha conserva su hora.

• Solo un Dueño puede importar, y solo en un Formulario que no es calificado y no tiene Lista.

Para volver a sacar los Envíos, incluidos los importados, consulta Exporta solo las columnas y los envíos que necesitas. Para crear las preguntas del Formulario a partir de una hoja antes de importar sus respuestas, consulta Cree un formulario a partir de una hoja de cálculo de preguntas.